L'évaluation des coûts du système d'information de l'entreprise et leur refacturation aux utilisateurs peuvent être source de conflits. Le recours à une approche structurée et largement répandue limite ces risques. L’approche Activity-Based Costing a pour objectif de mieux mesurer la consommation de ressources liés aux activités et aux processus. Les modèles ont d’abord été développés dans les directions générales puis les directions opérationnelles des entreprises. Depuis le milieu de la décennie 2000-2010, les DSI (Direction des Systèmes d'information) ont appris à appliquer la méthode ABC à leur profit. Pour cela, les DSI disposent de deux référentiels de la profession, complémentaires : Le modèle benchmarking des coûts informatiques du Cigref Le modèle d’analyse des coûts de la production informatique du CRIP Contexte et enjeu Le modèle ABC a été appliqué car on a eu tendance à vouloir diminuer le budget du DSI alors qu’il y a de plus en plus de technologies à exploiter, de plus en plus de complexité applicative. D'autre part, la DSI était perçue comme un centre de coût et éprouvait souvent des difficultés pour justifier ses moyens financiers (valeur des services fournis aux entités de l‘entreprise, apporter une lisibilité sur les coûts de l’IT). Enfin, les entreprises ont besoin d'identifier les leviers d’optimisation économique.
Le modèle des coûts informatiques du Cigref
Benchmarking des coûts informatiques – Modèle et guide de mise en œuvre du standard IGSI (2006)
Contexte En 2004, le Cigref. et l’AFAI ont créé l’Institut de la Gouvernance des Systèmes d’Information (IGSI). Cette structure commune représente l’un des premiers instituts nationaux de gouvernance des systèmes d’information affilié à l’IT Governance Institute (ITGI), créé en 1998 par l’ISACA. Les objectifs de l’IGSI sont de : Rationaliser les systèmes d'information et préparer l'entreprise du futur. Créer de la valeur et mesurer plus particulièrement celle créée par les systèmes d’information. Proposer un cadre de rencontres et de référence promouvant des SI plus « lisibles ». Promouvoir des normes internationales. Le contexte des DSI en 2006 est particulièrement propice à la création d’un référentiel des coûts informatiques : La fonction informatique est sous pression, du fait des demandes des actionnaires, de la concurrence croissante mais aussi parce que les Technologies de l'Information de la Communication deviennent de plus en plus le levier de transformation stratégique de l’entreprise. Les Directeurs des Systèmes d’Information sont en manque d’outil pour évaluer leurs actifs et leurs dépenses, comparer leurs coûts et leurs processus avec leurs pairs, montrer l’efficacité de la DSI et sa valeur ajoutée pour l’entreprise. Un manque de normalisation dans le pilotage des coûts informatiques est constaté : les référentiels ne sont pas assez précis dans la méthode (COBIT, ITIL, CMMI), et les organismes abordent le sujet mais sans le normaliser.
Objectifs du modèle Les objectifs du modèle sont de positionner la DSI dans l’entreprise, de piloter les coûts et de se benchmarker grâce à un langage commun : Positionner la DSI dans l’entreprise, en contribuant aux objectifs de base de la gouvernance, en améliorant le dialogue avec la direction générale et avec les directions métiers mais aussi en responsabilisant les directions fonctionnelles clientes en les refacturant. Le modèle permet en effet de calculer des coûts unitaires des services de la DSI et ainsi de refacturer aux clients la totalité des coûts informatiques à partir d’un catalogue de produits et services. Piloter les coûts informatiques, autrement dit apporter plus de valeur aux métiers, mesurer la performance des processus et des activités et connaître les coûts et leurs causes. Ces éléments constituent des données de base à l’établissement du tableau de bord décisionnel comparant les indicateurs de coûts, délais et qualité. Se benchmarker grâce à un langage commun, c’est-à-dire se positionner par rapport à une référence afin de s’améliorer, se comparer en toute transparence et redonner confiance par un modèle de benchmarking approuvé et utilisé.
Création du modèle de 2006 Afin de documenter le modèle IGSI de benchmarking des coûts informatiques, 26 entreprises volontaires, membres du Cigref et représentant 8 secteurs différents (assurance, banque, distribution, énergie, industrie, services, services sociaux et santé et transport) ont participé au groupe de travail constitué à l’occasion de ce projet.
Les entreprises du groupe de travail ont eu un regard sur le guide tout au long de son écriture, en partageant leur expérience au travers d’interviews réalisées au cours du projet, et dont l’objectif était de pouvoir récolter des témoignages sur les attentes, les difficultés et les gains perçus dans la démarche de mise en œuvre du modèle de benchmarking des coûts informatiques.
Outre les réunions avec le groupe d’entreprises membres du Cigref, des ateliers ont été réalisés avec l'AFAI, partenaire du Cigref sur ce sujet.
Les ateliers ont été animés par Steve Gordonhttps://www.linkedin.com/in/stvgordon/, alors chargé de mission au Cigref. Steve Gordon a également rédigé le modèle et les différents livrables publiés sur ce sujet en 2006 par le Cigref et l'IGSI.
Le modèle et son guide de mise en œuvre À la fin des travaux, le Cigref a publié un ensemble de livrables : modèle de benchmarking, guide de mise en œuvre pratique du standard IGSIhttp://www.cigref.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2006/2006_-_Benchmarking_des_couts_informatiques_-_Modele_et_Guide_de_mise_en_oeuvre_IGSI_Pilotage_des_couts.pdf, questionnaire de collecte de données et quelques retours d’expérience.
Le modèle a pour vocation la normalisation du reporting sur les coûts, pour répondre à la fois aux besoins des DSI et des auditeurs. Le modèle est complet dans la mesure où il part de la dépense pour aboutir au coût des services délivrés. Cette approche est souvent mise en œuvre dans le cadre de méthode d’analyse des coûts de revient de type ABC (Activity Based Costing, qui repose sur l’analyse des processus de l’entreprise et non sur l’organisation, pour mesurer les coûts). Dans ce modèle, le suivi et la projection des coûts s'effectuent selon plusieurs axes : L’analyse des coûts par nature. Elle permet le contrôle des engagements, des factures fournisseurs et assure la bouclage avec la comptabilité générale. L’analyse des coûts par activités, qui est nécessaire au contrôle par centres de responsabilité : centre de coûts ou centres de profit si les coûts sont refacturés aux maîtrises d’ouvrage avec un contrôle budgétaire. L’analyse des coûts par prestation, qui consiste à mettre en évidence ce à quoi contribue l’informatique dans les activités de l’entreprise. Le modèle IGSI de benchmarking des coûts informatiques a ainsi plusieurs usages : replacer la DSI dans l’entreprise, piloter les coûts informatiques et se comparer. Cependant, la mise en œuvre de ce modèle doit respecter quelques prérequis. Tout d’abord, elle doit être précédée d’une mise en place de management par processus. Ensuite, le DSI intervient comme sponsor, pour impliquer les utilisateurs dans la réussite du projet en tant que créateur de valeur. La fonction informatique joue en effet un rôle transverse de pilotage, en conciliant les priorités parfois contradictoires de la direction métier concernée, de la direction des achats et de la direction financière. Autre prérequis : l’implication des utilisateurs, dans la mesure où les directions opérationnelles doivent pouvoir construire leur propre budget et consolider les données. De fait, la mise en place du modèle ne doit pas être un projet de contrôle de gestion mais un projet d’entreprise.
Le modèle couvre les six processus suivants : P1 : Mise à disposition des PC. P2 : Mise à disposition des imprimantes. P3 : Mise à disposition des autres périphériques. P4 : Mise à disposition des applications. P5 : Maintenance évolutive. P6 : Projets Le modèle décrit également une trentaine d'activités Run (réseau, support, exploitation, maintenance corrective, etc.), Build (étude, développement, pilotage de projet, etc.) et Transverses (Gestion administrative, etc.). Chaque activité peut contribuer au coût d'un ou de plusieurs processus.
Un poster de synthèse présente les différents "étages" du modèlehttp://www.cigref.fr/itgifrance/files/modle_de_benchmarking_des_cots_informatiques.pdf.
Les cinq apports majeurs du modèle de benchmarking des coûts Un budget de frais par centre de responsabilité. Un coût unitaire de chaque activité (développement, hot line, maintenance, etc.). Un coût unitaire des produits/services fournis par l’informatique à ses clients (PC, applications, maintenance évolutive et projets, etc.). Une facturation pour chaque client (optionnel). La mise en évidence des éléments de benchmarking (coûts d’acquisition des PC, de traitement d’un appel, de la maintenance, de la page bureautique imprimée, du Go sauvegardé, etc.).
Modèle d'analyse et de benchmarking des coûts informatiques du Cigref (2009)
Il s'agit d'un modèle d'analyse et de pilotage des coûts informatiques, basé sur la méthode ABC, appliqué aux systèmes d'information. Outre le pilotage des coûts, il permet notamment de se comparer avec d'autres DSI, il s'agit là de benchmarking externe, et dont l'utilité ici est de justifier ses coûts par rapport à ceux qui sont pratiqués sur le marché, mais aussi de mesurer les coûts et les suivre dans le temps, on parle cette fois de benchmarking interne.
Le principe de cette méthode est simple : la direction du système d'information (DSI) fournit des services qui implique des activités, et dont ces activités consomment des ressources. Les ressources représentent tout ce qui est dépensé et les services sont ceux délivrés aux clients.
Le modèle suit donc la méthode Activity Based Costing (ABC) et se distingue au travers de 3 niveaux qui sont liés entre eux : le niveau des ressources, le niveau des activités et celui des services. Les services sont délivrés au travers d'activités (organisés en processus), qui engendrent une consommation des ressources représentant les différents postes du budget de la DSI. Le niveau « ressources » fait appel à ce que la DSI dépense (budget). Le niveau « activités » fait référence à ce que la DSI réalise (les projets, la maintenance). Le niveau « services » correspond à ce que la DSI délivre (les services du catalogue).
Chaque niveau représente 100 % du budget de la DSI.
La DSI fournit des services formalisés au sein d’un catalogue. Ces services consomment des activités. La mesure de cette consommation se fait au moyen d’inducteurs qui représentent une réalité technique. Ces activités, qui représentent les tâches opérationnelles des différents métiers de la DSI, consomment des ressources. Ces ressources représentent les différents postes de dépenses de la DSI.
À partir de la méthode ABC, il est alors possible de déterminer un lien de causalité entre les différents postes de dépenses et ceux de services.
Le Groupe de Travail a été piloté par Alain Moustard, DSI de Bouygues Telecom. Le rapport a été rédigé par Joachim Treyer (Directeur Général du cabinet de conseil Cost House) et Stéphane Rouhier, chargé de mission au Cigref.
Le modèle a également donné lieu à la publication d'un livre, écrit par Joachim Treyer et Olivier Brongniart.
Analyse prospective des coûts informatiques du Cigref (2011)
L'analyse prospective des coûts informatiques est un modèle qui découle du référentiel d'analyse et de benchmarking des coûts informatiques du Cigref, publié en 2009http://www.cigref.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2011/Analyse_prospective_des_couts_informatiques_2011_CIGREF.pdf.