La conservation des documents est l'ensemble des activités qui visent à pérenniser la vie de documents (livres, archives, objets) et leur . Ces activités sont notamment : la surveillance de l'état des documents ; le maintien de la température et de l'humidité dans les lieux de stockage ; la mise en place et à jour d'un plan d'urgence ; la numérisation des documents ; la compilation de métadonnées pertinentes ; l'augmentation de l'accessibilité.
Cette conservation est l'une des branches de l'archivistique et donc de la sciences de l'information et des bibliothèques. C'en est l'un des piliers essentiels, comme la collecte des documents, le classement des archives et la classification, dans les bibliothèques ou centres de ressources.
L'accessibilité ainsi préservée peut servir le droit (quand les documents concerné ont valeur de preuve) et la recherche scientifique (comme source d'étude). De plus, certains documents ont une valeur intrinsèque plus élevée que celle des informations qu'ils contiennent, d'où l'importance de les garder dans le meilleur état le plus longtemps possible..
Historique
La conservation du patrimoine écrit et graphique est à l'origine même de la création des bibliothèques et services d'archives.
Les scribes dans le Proche-Orient ancien sont, au point de vue de l'histoire de la conservation des documents, les plus anciens praticiens des techniques de conservation. Tous les scribes n'étaient pas forcément prêtres ou rédacteurs, mais ils devaient nécessairement savoir lire et écrire le sumérien pour accéder à cette fonction. Ils étaient au service d'un roi, d'un temple, et organisaient des locaux d'archivage où ils rangeaient soigneusement les tablettes d'argile. Les tablettes seulement séchées devaient être préservées de l'effacement, les tablettes cuites des risques de brisure.
Plus tardivement, les scribes dans l'Égypte antique ont reporté leurs données comptables, religieuses ou historiques notamment sur des papiri, à l'origine du papier, mais également sur d'autres supports comme la pierre, des ostraca, dont les encres pouvaient toutefois s'effacer.
Dans l'Antiquité ancienne ou tardive, il y a toujours eu, chez les riches particuliers ou dans les administrations du personnel chargés de la rédaction, du rangement et de la conservation de documents. Le climat externe tout comme la structure matérielle des documents, registres, livres ou calames ont toujours indiqué les mesures basiques à prendre pour éviter toute perte d'information essentielles.
Bien entendu, jamais les archives et les bibliothèques n'ont été à l'abri des catastrophes naturelles, des incidents tels les inondations, incendies fortuits ou volontaires, le mauvais état des locaux, l'humidité ainsi que toutes les conséquences relatives aux guerres.
C'est l'application de quelques principes notoire de conservation, et parfois de la chance, qui ont permis la transmission à travers les âges de documents, recueils ou livres datant de plusieurs millénaires ou siècles.
Le Moyen Âge a vu le développement de la fonction de clerc, au sein de l'Église catholique et bien souvent au service des instances politiques. Avec la bonne conservation des ressources de la connaissance ont pu être transmis les savoirs et les outils de la connaissance et de l'histoire des idées.
Majoritairement, en dehors des œuvres de l'esprit, les documents ont été des ressources à caractère financier ou juridique, tant pour le droit civil que canonique. Chaque institution autonome organisait elle-même la tenue de ses archives et de sa bibliothèque. Des bâtiments spéciaux, adaptés selon leur époque, ont toujours été construits à cette fin, notamment dans les institutions les plus importantes. L'emploi du parchemin et la confection de cartulaires ont permis anciennement la réduction de l'espace dédié aux archives dans les monastères, prieurés ou églises où le local d'archives était parfois désigné par le terme de chartrier.
Ainsi en France, l'un des plus anciens fonds d'archives connus et conservés est le Trésor des Chartes, conservé du jusqu'en 1783 à la Sainte-Chapelle de Paris. C'est en fait une collection de fonds d'archives domaniales augmenté au fur et à mesure que les rois de France ont agrandi le domaine royal. Les plus anciens document remontent à l'époque mérovingienne. Les archives secrètes du Vatican sont également très anciennes et longtemps conservées au Latran.
Les clavaires ou archivaires ont été les ancêtres des archivistes, et leur principale fonction a été de faire en sorte que les liasses, rouleaux, registres, munis de leurs sceaux (éléments de corroboration et d'identification), puissent être consultés et produits devant les instances juridiques au cours des âges. La fonction de « garde des documents » était en cela nécessaire à toute administration, depuis la simple seigneurie rurale, où cette fonction incombait le plus souvent au sénéchal du seigneur, jusqu'aux cours princières, où le responsable principal exerçait les fonctions de chancelier.
Avec l'avènement des époques moderne et contemporaine, les ressources archivistiques ont ajouté aux documents à conserver une valeur culturelle qui était auparavant très peu présente dans les principes de conservation. Une charte en mauvais état était bien souvent recopiée dans une cartulaire ou sur un vidimus. Le rôle culturel des archives et livres anciens s'est fortement accentué au cours du dans les pays européens, puis dans l'ensemble du reste du monde au cours du , avec le développement des sciences auxiliaires de l'histoire et la recherche historique elle-même.
Le a vu naître des institutions de conservation des documents ayant un rôle national, telles les Archives générales de Simancas qui centralisaient les archives du royaume de Castille (1540). le vit se développer leur généralisation, avec la création de bâtiments à vocation nationale, pour la conservation des archives publiques. Ce fut le cas notamment le General Register House d'Édimbourg, siège des Archives nationales d'Écosse (1789), puis dans le même mouvement la création des Archives nationales (France) en 1792 par la fusion en un seul établissement des archives de l'Assemblée nationale française, des Archives de la Couronne, et des archives des princes émigrés. Dès lors se développe la notion d'archives publiques avec la publication régulière d'instructions légales visant à maintenir hors de danger les collections publiques de documents.
Facteurs de dégradation des documents Les documents se dégradent souvent à cause de leur manipulation, mais aussi à cause de leur constitution ou de leurs conditions de rangement. L’altération est un processus, provoqué par certaines conditions. Ce sont souvent des phénomènes complexes.
Altérations physiques (papier, parchemin, cuir) Ce type d'altération concerne le mécanisme des matériaux, tels que les déchirures, les déformations, la perte de résistance mécanique (tout ceci peut être causé par de mauvaises manipulations, un rangement inapproprié, des catastrophes ou des guerres). Ces dégradations viennent en premier lieu des éléments de la nature :
Dégradation par le feu Le feu survient en cas d'incendie dans un local ou dépôt d'archives et bibliothèques, soit fortuitement dans l'exemple d'un incident technique du type court-circuit, soit militairement dans le cas d'une guerre (exemple, un bombardement aérien). Les principales mesures sont à prendre par anticipation, de manière à permettre le sauvetage d'une quantité maximale de documents. Entrent alors en compte la conception générale des locaux de conservation, qui ne doivent pas comporter de risques d'incendie (planchers et étagères en bois, circuits électriques non sécurisés, grandes ouvertures, éléments inflammables, etc.).
Les archives bien conditionnées ont tendance à produire des « feux lents » et cela sauve au moins le cœur des documents (comme pour les inondations). Il convient de ne pas, autant que faire se peut, laisser d'interruptions dans le remplissage des rayonnages. Normalement, l'application d'un cadre de classement n'est pas un générateur de « trous » puisque, outre leur cote, les articles et ouvrages doivent avoir une adresse matérielle (pièce, rayonnage, étagère) qui permet de les retrouver facilement. Dans la même logique, plus les éléments retardant le feu sont nombreux (chemises et sous-chemises à l'intérieur des boîtes archives), plus l'action du feu sera réduite. alt=Travail de traitement d'archives suite à une inondation. Les différents feuillets sont étalés afin de favoriser leur séchage. Une bâche en plastique sous les feuillets permet d'éviter qu'ils ne collent au sol. Un extracteur d'humidité facilite l'opération et brasse l'air pour accélérer le séchage, aidé par plusieurs ventilateurs. La salle est fermée pour ne pas apporter d'humidité de l'extérieur. Les archives ont leur côte devant elles afin d'être plus facilement rangées plus tard. Les espacements vides correspondent aux papiers déjà secs et rangés ou à des documents finalement trop abîmés pour pouvoir être conservés.|vignette|Traitement d'archives avec un extracteur d'humidité et des ventilateurs après une inondation.
Dégradation par l'eau Les documents mouillés sont à peu près assurés d'être couverts de moisissures dans de brefs délais. Dans ce cas, soit la perte est irrémédiable, soit elle nécessite une opération de désinfection qui, outre un coût très important, n'est pas toujours un retour à l'état d'origine. En cas d'inondation, fuite ou projection d'eau, il est nécessaire d'agir vite et de sécher ces documents. Pour les documents reliés, il faut le faire page à page, ce qui demande beaucoup de temps et est excessif pour un volume important à traiter. La technique efficace pour mener à bien un tel sauvetage est la congélation, alors que la lyophilisation a en effet un coût colossal et nécessite des appareils peu courants. La congélation stoppe toutes les dégradations possibles (dissolution des encres, développement des moisissures…), le conservateur disposant alors en principe du temps nécessaire au séchage.
Altérations chimiques Les altérations chimiques sont celles de la composition d'un matériau. Le papier doit rester stable physiquement et inerte chimiquement pendant une longue période. Ainsi le jaunissement révèle une acidification, favorisée par la présence de lignine (composant du bois) dans certains papiers. Cette acidité en favorisant l'hydrolyse de liaisons chimiques de la cellulose fragilise le papier. La pollution atmosphérique tend par ailleurs à renforcer l'acidité due aux facteurs internes. Il est toutefois possible d'utiliser du papier permanent (papier fabriqué en milieu neutre ou alcalin). Ces phénomènes sont relativement nouveaux, au regard de l'histoire de la conservation des documents (archives ou livres). Les papiers classiques fabriqués avant l'époque industrielle étaient issus de tissus foulés et non de bois.
L'acidité du papier est à prendre en compte dans le choix des chemises et boîtes de conditionnement. Cependant cette mesure entraîne un coût qui doit être pris en compte dans la gestion générale d'un fonds d'archives.
Les encres modernes sont acides et sont solubles dans l'eau. Elles peuvent s'effacer en cas d'immersion d'un document ou d'un ouvrage (inondation, fuite d'eau ou eau projetée par extincteur).
Altérations biologiques Les altérations biologiques sont des dégradations causées par une infestation de micro-organismes, présents sous forme de spores dans l’atmosphère et se développant généralement quand l’atmosphère est humide.
Animaux nuisibles Les animaux nuisibles, entre autres des insectes et des vermines, sont capables de manger le papier des documents et l’adhésif reliant les documents. La nourriture et des boissons dans ou autour de la zone d'archivage augmentent le risque d'attraction de tels nuisibles. Une lutte intégrée permet de prévenir ce risque.
Conditions thermo-hygrométriques