Les archives publiques en France sont l'ensemble des archives produites, reçues ou traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public français. Elles sont conservées par leurs administrations d'origine pour leur usage propre ou pour celui des citoyens français (par exemple, pour justifier de leurs droits), puis ultérieurement par les services d'archives publiques qui les mettent à disposition des historiens et des chercheurs.
Le code du patrimoine donne une définition des « archives » (art. L. 211-1) et opère une distinction riche de conséquences entre archives publiques et archives privées (art. L. 211-4) en posant pour principe que tout ce qui ne relève pas des archives publiques relève en conséquence des archives privées. Les archives publiques françaises ne représentent qu'une partie des collections des services publics d'archives, qui peuvent recevoir, par achat, dépôt, don ou legs, des archives privées n'ayant pas été produites par un service ou organisme public.
Le code du patrimoine détermine aussi le délai de communication de certains types de documents qui, par exception à la règle générale, ne sont pas immédiatement consultables.
Les archives publiques sont conservées selon leur origine par les Archives nationales ou par les services dépendant des collectivités territoriales (archives régionales, archives départementales et les archives communales). Les ministères de la Défense, des Affaires étrangères et de l'Économie, ainsi que certains établissements publics, assurent eux-mêmes la conservation et la communication de leur fonds d'archives.
Définition juridique et objectifs Les articles L211-1 et L-211-4 du code du patrimoine modifié par la loi n° 2016-925 du relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine, en particulier l'article 65article 65 sur Legifrance, définissent les archives publiques qui sont :
« 1°Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du relative au fonctionnement des assemblées parlementaires » ; « 2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé » ; « 3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. » L'article L 211-2 du Code du patrimoine distingue deux finalités à la constitution d'archives publiques : « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »
En fait, ce sont même trois finalités qui peuvent être distinguées selon l'âge des archives :
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation. Les archives définitives permettent de sauvegarder la mémoire en constituant les matériaux nécessaires aux citoyens et aux chercheurs. Le droit d'accès aux archives publiques a valeur constitutionnelle d’assurer la transparence de la vie publique, lui-même conséquence de l’article 15 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789, selon lequel « la société a droit de demander compte à tout agent public de son administration ». La décision du Conseil constitutionnel du affirme qu'« est garanti par cette disposition le droit d'accès aux documents d'archives publiques », lui donnant ainsi un fondement constitutionnel (et tout en reconnaissant qu'il peut faire l'objet de limitations définies par la loi).
Reconnaissant ces diverses fonctions, la France s'est dotée d'un solide réseau de services d'archives ouverts au public, bénéficiant de bâtiments modernes et adaptés à la conservation d'un patrimoine multiple, dont la collecte obéit à des règles précises.
Historique
Constitution et statut des archives publiques
Les archives publiques ont plusieurs origines possibles : les archives rassemblées à l'époque révolutionnaire (archives confisquées et archives d'institutions dissoutes) ; les versements depuis 1790 des services administratifs départementaux ; services déconcentrés de l'État, juridictions ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ; Les versements ou dépôts des collectivités territoriales et des établissements publicsLes collectivités territoriales autres que le département et les établissements publics peuvent se munir de services de conservation d'archives ou remettre leurs documents en dépôt aux Archives départementales ou nationales..
Évolution de la législation
Le droit archivistique en France commence avec la Révolution française de 1789. Les réformes imposent rapidement de régler le statut des archives royales et des anciennes administrations. L'organisation révolutionnaire crée un cadre juridique notamment lié aux nouveaux départements et pérennise ainsi la gestion des archives anciennes et nouvelles dans ce ressort, particulièrement à partir de la création des archives départementales (5 brumaire an V / ).
Trois âges des archives
Les archivistes distinguent pour les archives publiques trois âges, reconnus aux archives en général : archives courantes : documents d'utilisation habituelle ; contrôle par les Archives de France archives intermédiaires : plus courante mais intérêt administratif empêchant un traitement archives définitives ou « historiques » : documents qui ont subi les tris et éliminations appropriés, destinés aux dépôts d'archives. Les documents passent d'une des périodes précités à une autre, en fonction de leur Durée d'Utilité Administrative (DUA), qui correspond au délai minimal durant lequel les documents doivent être conservées dans les locaux des établissements ou services producteurs, en tant qu'archive courante ou intermédiaire. Dans les faits, les DUA peuvent correspondre à des délais parfois très courts (un an pour un acte d'extrait d'acte civil) ou aller jusqu'à l'infini en cas d'archive définitive.
Archives intermédiaires Les services d'archives publiques les plus nombreux sont ceux centrés sur l'âge intermédiaire. La gestion d'archives intermédiaires - appelée aussi préarchivage - s'intéresse à la question des durées de conservation, qui est souvent une préoccupation importante des services qui produisent les documents mais doit arbitrer entre deux impératifs : les services de l'administration française ne veulent pas perdre de procès faute d'avoir pu produire les pièces prouvant leur bon droit mais la pression immobilière limite l'espace de stockage de documents. Dès lors, l'archiviste intervenant dans la gestion d'archives intermédiaires joue un rôle clé pour élaborer avec les services producteurs des tableaux de tri qui fixeront la durée d'utilité administrative des documents et le traitement qui devra être opéré à l'issue de cette période : versement, destruction ou échantillonnage.
Ainsi, en administration centrale, il existe un réseau de « missions des archives nationales » auprès de ministères ou de grandes institutions, ou de services qui ont d'abord eu pour mission de faciliter la collecte des archives qui devaient être versées aux Archives nationales et d'en « faciliter la décantation » pour ensuite, peu à peu, assumer la fonction de gestion des archives intermédiaires de l'administration centrale.
Par ailleurs, la dématérialisation des processus administratifs ouvre de nouveaux champs d'intervention à l'archiviste chargé des archives intermédiaires qui doit - et surtout en administration centrale - consacrer une part de plus en plus importante de son temps à la question des archives électroniques.
Enfin, la mission de conservation n'étant pas une fin en soi, il apparaît que la fonction d'information du service d'archives intermédiaires tend à le rapprocher souvent de celle des centres de documentation : plusieurs ministères ont ainsi fait le choix, en 2007-2008, de rapprocher leur service d'archives de leur(s) service(s) de documentation.
Archives historiques Les services centrés sur la gestion et la communication des archives historiques sont les plus visibles, car leurs relations avec les usagers des archives sont beaucoup plus développées.
Trois types principaux de services d'archives historiques existent en France : les services nationaux d'archives, qui incluent les Archives nationales et les archives des ministères disposant d'une autonomie de gestion de leurs archives historiques (ministères des Affaires étrangères, de la Défense et ministères financiers) ; les services départementaux d'archives, qui présentent la particularité de combiner des missions d'État et des missions confiées par les conseils généraux qui en assurent principalement depuis 1986 le financement ; les autres services territoriaux d'archives (archives communales et régionales principalement).
Au niveau central, les modèles de fonctionnement diffèrent assez nettement entre : les Archives nationales, qui s'appuient pour la gestion des archives courantes et intermédiaires et pour la collecte des archives historiques sur le réseau des Missions et services assimilés, les Archives du ministère de la Défense, qui distinguent clairement service d'archives historiques (Service historique de la défense) et services d'archives intermédiaires, les Archives du ministère des Affaires étrangères, qui prennent en charge la gestion des documents ab initio dès leur création, les Archives des ministères financiers dont la situation constitue un mixte des modèles précédents.
Au niveau départemental, la mission de conservation et de valorisation des archives historiques est fondamentale, d'autant que le public qui les consulte est de plus en plus nombreux, à commencer par les généalogistes, les amateurs ou les étudiants. Cette aide aux recherches comporte un volet logistique parfois lourd (ainsi la gestion de la salle de lecture dans certains services importants représente un souci permanent, étant donné le nombre de lecteurs et le personnel mobilisé). Or si certains services d'archives départementales sont de dimension importante (comme à Paris, qui compte plus de 70 agents),il s'agit le plus souvent de structures modestes, qui dépassent rarement 30 agents.
Le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques, confié au directeur des Archives départementales, reste pourtant extrêmement important et encadré par des textes législatifs et réglementaires (dispositions du code général des collectivités territoriales relatives aux Archives, livre II du code du patrimoine). Il s'exerce sur : les archives courantes et intermédiaires des administrations de l'État et des collectivités territoriales, les archives historiques conservées par les collectivités (archives communales et régionales).
Le contrôle scientifique et technique sur les archives s'appuie sur des circulaires de collecte, qui s'apparentent dans leur forme et leur fond aux tableaux de tri évoqués précédemment. Ces circulaires ne couvrent pas, tant s'en faut, toute l'administration française, et doivent évoluer au gré des évolutions de l'administration.