Az ügyiratkezelés során vannak olyan bizonyító erejű dokumentumok, amiket a többitől külön kell kezelni. Ezek a szigorú számadású nyomtatványok, melyek körét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 168. § szabályozza.
A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok
"A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni." (2000. évi C. törvény a számvitelről)
Minden olyan nyomtatvány ide tartozik tehát, amely készpénzhez kapcsolódik, mert ha illetéktelen kezekbe kerülnek, és visszaélnek velük, a gazdálkodót komoly károk érhetik.
Szigorú számadású nyomtatványok közé tartozik: számla, készpénzcsekk (készpénz-felvételi utalvány), elszámolási utalvány, csekkszerződés alapján igényelt csekkfüzet, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, pénztárjelentés, pénztárgépnapló nyugta, perforált szelvényeket tartalmazó nyugtafüzet, gépkocsi-menetlevél, sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek, értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek, kiküldetési rendelvény stb.
Kezelésük "A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását" (2000. évi C. törvény a számvitelről)
Az azonosítás szükségessége miatt minden ide sorolt nyomtatvány nyomtatott sorszámmal rendelkezik. Az azonosítási adatot előrenyomva tartalmaznak, a változó adatokat pedig kézzel kell beírni. A felhasználásra való átvételkor és átadáskor nyilatkozatot kell írni, vagy jegyzőkönyvben feljegyezni, a kiadott bizonylatokról pedig összefoglaló nyilvántartást szükséges vezetni. Elkülönítetten kell kezelni és tárolni őket, és biztosítani több lépéses rendszerben az ellenőrzést. A készlet és felhasználás nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy megállapítható legyen: a felhasználó szervezet a felhasznált mennyiség (sorszám szerint) a nyomtatványok állománya fajtánként az állományban bekövetkezett változások sorszám és jogcím szerint a felhasználás időpontjaSille István: Titkári kézikönyv. KJK-Kerszöv, Bp., 2000. .
Megőrzés A megőrzésről a már említett 2000. évi C törvény 169. §-a rendelkezik.
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Források 2000. évi C. törvény a számvitelről
Jegyzetek
Kategória:Gazdaság