Az integrált könyvtári rendszer (IKR) olyan alkalmazói szoftverek illetve szoftvercsomagok összessége, amelyek a könyvtári munkafolyamatok automatizálására, gépesítésére hivatottak. Az integrált jelző arra utal, hogy az IKR moduláris szerkezetű (a fő modulok: OPAC, katalogizáló, kölcsönző, periodika, állománygyarapodási, adminisztrációs és statisztikai modulok) és az egyik modulban felvett adatokat a másik modulban is fel lehet használni.

Története Az IKR első kezdeményezései az 1960-as – 1970-es években jelentek meg, elsősorban az amerikai nagy egyetemi campusokon. Az első igazi, több modullal rendelkező könyvtári rendszerekkel a hetvenes évek végén, a nyolcvanas években találkozhatunk: eredetileg banki rendszereket alakítottak át könyvtári alkalmazói szoftverekké.

Az 1980-as évek végére – 1990-es évek elejére megjelent az IKR harmadik generációja is. Megjelentek a könnyen menedzselhető és kisméretű, általában valamilyen unixos operációs rendszerrel és kereskedelmi forgalomban kapható adatbázis kezelővel felszerelt szerverek, a személyi számítógépek. Jellemző lett a hálózati munka: a katalogizálók számára lehetővé tették, hogy más könyvtárak OPAC-jaiból, központi adatbázisokból rekordokat vehessenek át.

A 21. századra megjelentek a negyedik generációs könyvtári szoftverek. Megjelent a kliens/szerver architektúra, a Z39.50 protokoll alkalmazása, a MARC egyértelmű használata. A legfontosabb újdonság, hogy most már nem annyira a könyvtári munkafolyamatok automatizálásán volt a hangsúly, hanem a komplex tartalom- és információ szolgáltatáson. Az IKR ma már egy olyan informatikai eszköz a könyvtáros kezében, amelynek segítségével a legkülönfélébb információ forrásokat és dokumentumokat fel tudja dolgozni és egyben elérhetővé is teheti azok digitális verzióját.

Jellemzői

Az integrált könyvtári rendszerrel szemben támasztott legáltalánosabb követelmény az, hogy alkalmas legyen a könyvtári munkafolyamatok lehető legteljesebb automatizálására, amit úgy kell megoldani, hogy az egyes modulokban bevitt adatok a másik modulban is felhasználhatók legyenek. Ezt a kettős funkciót alapvetően az úgynevezett „mag” adatbázis, s az azt biztosító adatbáziskezelő szolgáltatja. Az integrált könyvtári rendszerek adatbázis kezelője általában relációs adatbáziskezelő szoftverek (az Oracle Libraries, Corvina, Amicus rendszere esetében a Oracle RDBMS; a Horizon esetében a Sybase illetve a Microsoft SQL Server). Más esetben a könyvtári rendszert fejlesztő cég saját fejlesztéséről van szó.

Modulok

A különböző integrált rendszerek különböző számú modulokból állhatnak. A következő modulok a legtöbb integrált rendszerben megtalálhatóak.

OPAC Belső OPAC

Az integrált könyvtári rendszerekben a feldolgozott dokumentumok visszakeresését általában az egész rendszer alapját képező relációs adatbáziskezelő felhasználói (olvasói) interfésze biztosítja. Ez az úgynevezett OPAC (On-line Public Access Catalogue) modul. Kettős funkciójú felületről van szó. Az olvasók egyrészt bibliográfiai adatok visszakeresésére (valamelyik metaadat illetve a tematikus feltárás szempontjából), másrészt a bibliográfiai rekordokhoz tartozó példányokkal kapcsolatos információk (kölcsönözhetőség, periodikák érkeztetése stb.) használják.

Az OPAC modullal szembeni egyik legalapvetőbb követelmény az, hogy biztosítania kell a különböző szintű helpek általános elérési lehetőségét. Ezzel párhuzamosan biztosítania kell a haladó és kezdő (egyszerű) visszakeresés kettősségét is.

Az OPAC modulban nem csak a monográfiák adatai kereshetők vissza, hanem egyéb, speciális dokumentumok adatai is. Ezek (pl. régi könyvek, speciális gyűjtemények rekordjai, számítógépes fájlok, CD-ROM-ok, Internet források stb.) sajátosságából következik, hogy olyan mezőket és almezőket is használunk a bibliográfiai leírásnál, amelyek tartalmának visszakereshetősége nélkül erről az állományról csak töredékes információkat kaphatunk.

Annak ellenére, hogy a különböző fejlesztők különböző felületeket alakítottak ki, ezek többé-kevésbé azonosak: a felhasználói igények minden egyes esetben ugyanazok. Ennek megfelelően a kereső felület a következő lehetőségekkel rendelkezik (rendelkezhet): kulcsszavas és böngésző keresés az indexekben, parancsnyelvű keresés; találati halmazok szűkítése és bővítése; találati halmazok megjelenítése a képernyőn; találati halmazok mentése.

A találati halmaz megjelenítésének legfontosabb elve az, hogy legyen lehetséges több megjelenítési szint (formátum) a könyvtári állományok rekordjainak megjelenítésére. Ezek a következők:

rövid formátum – listázásra, tájékozódásra; normál formátum – a felhasználók számára a klasszikus katalóguscédula formátumú megjelenítésre; teljes formátum – speciális mezők megjelenítéséhez; MARC formátum – a könyvtárosok belső használatára; státusz megjelenítése – az adott példányok kölcsönzési, hozzáférhetőségi státuszának a kiíratása (a példányinformációk kezelésétől függ, hogy a rendszer mely pontjain jeleníthetik meg a felhasználók); cédula formátum.

WebOPAC

Az OPAC (azaz a lokálisan használt számítógépes katalógus) modul mellett általában találunk olyan felületet, amely a távoli felhasználók (a számítógépes hálózaton keresztül bejelentkezők) számára nyújt lehetőséget a katalógus használatához. Ez a felület, a WebOPAC legtöbbször az OPAC modulnál sokkal egyszerűbb, WebPAC azaz HTML leíró nyelvi eszközökkel definiált grafikus felület.

Katalogizálás

Lényegében a katalogizáló modul a lelke az egész integrált könyvtári rendszernek: a bibliográfiai adatokat – amelyekhez az összes többi modulban bevitt adatok kapcsolódnak – ebben a modulban visszük be.

A katalogizáló modul három fő területet foglal magába: a bibliográfiai adatok bevitele, az egységesített rekordok kezelése, az egyes leírásokhoz kapcsolódó tartalmi feltárás elkészítése.

A katalogizálás teljes folyamán a rendszernek minden mezőt elérhetővé kell tennie, módosításokat azonban csak a jogosult személy által szabad engedélyeznie. Azaz bárki megnézhet bármilyen, a bibliográfiai rekordhoz kapcsolódó adatot, de azok teljes körű változtatása csak egyesek számára engedélyezett.

A könyv (egykötetes művek, monografikus felvétel) adatbeviteli űrlapjai minimálisan a következő mezőket tartalmazzák:

Főcím Párhuzamos cím Alcím Párhuzamos alcím Szerző(k) Megjelenési hely Kiadó Felelős kiadó Megjelenési év Terjedelem Sorozatcím Párhuzamos sorozatcím Sorozatszerző A sorozat ISSN-je Sorozatszám Megjegyzések ISBN Tárgyszó

Kölcsönzés

A legelterjedtebb dokumentumszolgáltatási forma a kölcsönzés. Az integrált könyvtári rendszer kölcsönzési moduljára alapuló gépi kölcsönzés csak akkor indítható el, ha a számítógépes katalógusban a kölcsönzésben részt vevő dokumentumoknak már legalább a 65-70%-át feldolgoztuk. Egyike a legösszetettebb moduloknak, jóllehet a vele végzett munka látszólag egyszerű és gyors. Az előkészítés, a modul konfigurációjának beállítása azonban meglehetősen bonyolult.

Az integrált gép rendszerek forgalmazási alrendszere megoldja a több szempontú visszakereshetőséget: a dokumentum példányazonosító számához kapcsolható az olvasó azonosító száma, továbbá a kölcsönzés dátuma, és így egyszeri rögzítéssel egyazon rendszerből állapítható meg mind a dokumentum holléte (példánystátus), mind egy-egy felhasználó „adóssága”, sőt a lejárat dátuma is. Minden vonalkóddal rendelkező példány kölcsönözhető. A példányok (az olvasókhoz hasonlóan) különböző típusokba oszthatók. Külön típusba kerülhetnek például a könyvek, a hangzó és a különböző média anyagok, a különgyűjteményi könyvek, a periodikák. Minden egyes példánytípus kódot kap és más-más kölcsönzési periódushoz köthető.

A legtöbb integrált könyvtári rendszer kölcsönzés modulja a következő tranzakciótípusokat tartalmazza:

Kölcsönzés Hosszabbítás Visszavétel Előjegyzés Visszahívás Fenntartás

Periodika

Az egyes könyvtárakban eltérő módon ítélik meg, hogy mit dolgoznak fel periodikaként és mit dolgoznak fel a monográfiák között, sorozatként. A folyóirat modulnak lényegében felkészültnek kell lennie nem csak e két típus feldolgozására, hanem a bármilyen periodicitású időszaki kiadványok feldolgozására is. A folyóirat modul általánosságban képes a periodikákkal kapcsolatos bármilyen könyvtári munkafolyamat elvégzésére: szállítók és számlázás kezelése, bibliográfiai adatok felvétele, a periodicitással kapcsolatos különféle adatok felvételére, a periodikák érkeztetésére és archiválására.

Beszerzés

A beszerzési modul az integrált rendszerek egyik legösszetettebb modulja: a kölcsönzői modulhoz hasonlóan alapos előkészítést igényel rendszerbe állítása. Kapcsolatban van a legtöbb modullal. A beszerzési modulban bevitt adatok közvetlen kapcsolatban vannak a katalogizálási és folyóirat érkeztetési modulban bevitt adatokkal.

Kiválasztás

A kiválasztás elsődleges szempontja a dokumentum tartalma, annak forrásértéke. Ez az érték azonban nem általánosítható, csak elméletben kategorizálhatók a dokumentumok az általuk hordozott információ alapján elsődleges (primer) és másodlagos (szekunder) értékűekre, de a gyakorlatban ez az érték mindig valamihez viszonyítva jelentkezik.

Szerepet játszhat a kiválasztásban a dokumentum könyvészeti értéke is. Nemcsak azért, mivel a nemzeti és egyetemes kulturális örökség megőrzése elsődleges közgyűjteményi kötelezettség, hanem a könyvészeti érték mind létében, mind megjelenési formájában egyben információt is hordoz a kutatás és művelődés számára egyaránt. A muzeális értéket képviseli könyvtári dokumentumok az alábbi kategóriákba sorolhatók: középkori kódexek és nyelvemlékek, valamint egyéb középkori kézirat; az 1600 előtt megjelent valamennyi nyomtatvány; az 1711 előtt Magyarországon megjelent nyomtatványok; az 1800 előtt külföldön megjelent magyar nyelvű vagy magyar szerzőtől származó, vagy egyébként magyar nyelvű nyomtatványok; a megjelenés időpontjától függetlenül az unikumok és egyéb könyvritkaságok, továbbá a művészi értékű kötések, előállításuk körülményeire vagy tulajdonosaikra tekintettel muzeális értékűnek minősülő dokumentumok; történeti (különösen történettudományi, irodalom-, művészet-, tudománytörténet- vagy nyomdászattörténeti) szempontból jelentő dokumentumok; olyan – nem levéltár jellegű – kéziratok, amelyek régiségüknél vagy írójuk kimagasló jelentőségénél fogva, illetve a kézirat kiállítása miatt vagy keletkezésük körülményeire, illetőleg a tulajdonosaikra tekintettel muzeális értékűek.

Szervezési szempontból a beszerzendő dokumentumok kiválasztására többféle megoldás kínálkozik: legelterjedtebb gyakorlat az általános gyűjtőkörű (nemzeti könyvtár, lakóhelyi, iskolai és sokszor tudományegyetemi) könyvtárakban a gyarapítási (más néven szerzeményezési) részleg munkatársai között megosztott előválogatás. Ebben a formában a megosztás szempontja lehet nyelvterületek, dokumentum-, illetve kiadványtípusok szerinti, esetleg a kiválasztási segédletek csoportjaira alapozott.

A kiválasztás forrásai lehetnek:

nemzeti bibliográfiák; szakbibliográfiák; kiadói jegyzékek, katalógusok; kereskedelmi jegyzékek, katalógusok; aukciós katalógusok, antikvár könyvészetek; könyvtári katalógusok, gyarapodási jegyzékek, központi lelőhely-nyilvántartások; szak- és szépirodalmi folyóiratok; személyes piackutatás; olvasói javaslatok.

Előszerzeményezés

A beszerzés eldöntésére csak a gyűjteménnyel való egybevetés után kerülhet sor. Ezt a munkafolyamatot hasonlításnak nevezzük. A hasonlítás több szempontú vizsgálódásra vonatkozik:

megvan-e a dokumentum már a gyűjteményben, ha igen, hány példányban és milyen állapúakban; megvan-e a dokumentumnak másik kiadása, annak mik a jellemzői; a témával kapcsolatban a könyvtár milyen irodalommal rendelkezik.

A hasonlítási eredmények összességének ismerete fontos adalékokat szolgáltat a beszerzési döntéshez, ami az előszerzeményezés befejező mozzanata.

Rendelés