A számla olyan szigorú számadású bizonylat, amelyet áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki. Megjelenési formája lehet papír vagy elektronikus alapú. Tartalmazza a vevő és szállító azonosítására szolgáló adatokat (pl. név, cím, adószám), a teljesítésre vonatkozó adatokat (áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód, esedékesség, bankszámla). A számvitelre illetve az adózásra vonatkozó jogszabályok előírják azokat a formai és tartalmi követelményeket, amelyeket a bizonylatnak teljesítenie kell.

A mindennapi szóhasználatban gyakran keveredik a számla és a nyugta fogalma. Míg a számla az ügylet teljesítésére vonatkozik, a nyugta az ellenérték átvételét igazolja.

Fogalma Számla minden olyan okirat, amely megfelel az áfatörvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek.

Magyarországi előírások A számlára és a számlázásra vonatkozó előírásokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: áfatörvény), valamint az e törvény felhatalmazása alapján kiadott rendeletek tartalmazzák.

2020. július 1-től minden adószámmal rendelkező szervezet részére kiállított számla, 2021. január 1-től pedig minden kiállított számla viszonylatában kötelező az adatszolgáltatás a NAV felé. Napjainkban a legtöbb számlázó szoftver ezt API segítségével automatikusan végrehajtja.

Más országok előírásai Európai Unió = A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany által kiállított bizonylatok közül számlának minősül a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásról kibocsátott olyan okirat, amely megfelel a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló 2006/112/EK irányelv 226-231. és 238-240. cikkével harmonizáló előírásoknak.

A számla kötelező adattartalma

A számla kötelező tartalmi elemeiről az áfatörvény 169. §-a rendelkezik, de követni kell az esetleges jogszabályváltozásokat. A 2013. január 1-től érvényes szabályok ebben a NAV-tájékoztatóban is olvashatók. Eszerint, a számla kötelező adattartalma: a számla kibocsátásának kelte; a számla sorszáma, amely a számlát – kétséget kizáróan – azonosítja; a termék értékesítőjének, szolgáltatásnyújtójának adószáma (amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatásnyújtását teljesítette); a termék értékesítőjének, szolgáltatásnyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybe vevőjének neve és címe; ha a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője az adófizetésre kötelezett, akkor a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybe vevőjének adószáma; az értékesített termék megnevezése, továbbá mennyisége, illetve a nyújtott szolgáltatás megnevezése, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető (az áfatörvényben hivatkozott SZJ-, illetve VTSZ-szám számlán történő szerepeltetése opcionális); a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának – időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;Teljesítésnek nevezzük a számlában meghatározott áruk, szolgáltatások fizikai átvételét, megvalósulását is. az áfa alapja, továbbá az értékesített terméknek az áfa nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás áfa nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; az alkalmazott áfa mértéke; az áthárított áfa, kivéve, ha annak feltüntetését az áfatörvény kizárja; áfa-mentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatásnyújtása... után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője az adófizetésre kötelezett; mentes az áfa alól (alanyi jogon áfa-mentes, tárgyi áfa-mentes...); áfa-körön kívüli (külföldi, nem EU-s országbeli); új közlekedési eszköz EU-n belüli értékesítése esetén az áfatörvényben külön meghatározott, az új közlekedési eszközre vonatkozó adatok; utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy az áfatörvény XV. fejezetében (Utazásszervezési szolgáltatásra vonatkozó különös szabályok) meghatározott különös szabályokat alkalmazták; használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy az áfatörvény XVI. fejezet 2. alfejezet (Viszonteladóra vonatkozó különös szabályok) vagy 3. alfejezetében (Nyilvános árverés szervezőjére vonatkozó különös szabályok) meghatározott különös szabályokat alkalmazták; pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

Ezenkívül, a Számviteli törvény 167. §-ban is találhatók előírások, itt van leírva – többek között -, hogy a számlán fel kell tüntetni azt az időszakot, amelyre vonatkozik.

Az Áfa-törvény 177. §-nak megfelelően a törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat, de a számla aláírását – egy kivétellel – nem teheti kötelezővé.2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról. Lásd még a Nemzeti Adó- és Vámhivatal 2013/18-as „A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai” c. információs füzetének 10. oldalát is.

Forgalmi adó (áfa) Azokban az országokban, ahol létezik forgalmi adó, az erre vonatkozó jogszabály előírja azokat a tartalmi és formai követelményeket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a számlában foglalt előzetesen felszámított adót levonásba lehessen helyezni. A forgalmi adóra vonatkozó jogszabályokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény és a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet tartalmazza.

A számla nyelve A számla magyar nyelven, vagy bármely más élő nyelven kibocsátható. Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról (feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges).

2012. január 1. óta az adózás rendjéről szóló törvény 95. § (2) bekezdése szerint az angol, német és francia nyelvű számlákról már nem kell sem hiteles sem más fordítást készíteni az adóhatóság részére.

Megjelenési formája Papíralapú számla A papíron kibocsátott számla tekintetében figyelemmel kell lenni a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet előírásaira. Papíralapú számla kiállítása történhet számlatömbből vagy számlázóprogrammal egyaránt.

Nyomdai úton előállított számla Nyomdai úton előállított számla esetén figyelemmel kell lenni többek között arra, hogy csak az adóhatóság által megállapított sorszámtartománynak megfelelő számla kerüljön alkalmazásra.

Számítástechnikai eszköz útján előállított számla Számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy az azt előállító számlázóprogram kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, továbbá a számlapéldányok hiánytalan elszámolása biztosított. Ilyen módon előállított számla esetén biztosítani kell a programdokumentációnak a rendelkezésre állását és a program készítője által a számla kibocsátója részére (a program használójának) címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy a program maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. A számlázóprogramok előzetes minősítése vagy véleményezése nem tartozik az állami adóhatóság feladatkörébe.

Elektronikus számla Elektronikus számláról beszélünk, ha a termék beszerzője vagy szolgáltatás igénybe vevője részére a számla adatai, adatállományai fájlként elektronikus úton kerül továbbításra elektronikus adatfeldolgozás céljából. Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen módon rendelkezésre álló számlára adólevonási jogot alapítani kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. Az adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége az alábbiak szerint biztosítható: PKI számla esetében: – minősített szolgáltató által kibocsátott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás tanúsítvány és – minősített időbélyegző szolgáltató útján kibocsátott időpecsét segítségével; EDI számla esetében a zárt EDI rendszer és ahhoz szükséges hardveres és szoftveres alkalmazások segítségével.

A papíralapú számlák PDF-ként való mentése csak a nyomtatásra szolgálhat, ugyanis a hatályos jogszabályok szerint nem számít elektronikus számlának a hagyományosan papír alapon kiállított számla elektronikus úton történő továbbítása és PDF formátumban való tárolása.

Kiállítható számlafajták

- Készpénzfizetési számla: Készpénzes számla esetén a számla kelte, teljesítése és fizetési határideje megegyezik. A számla kiállításakor az abban foglaltak teljesítése és ellentételezése megtörtént.

- Átutalásos számla: Átutalásos számla esetén a számla kiállításának időpontja eltér a számlán megnevezett szolgáltatás vagy termék teljesítésének és annak ellentételezésének dátumától. Az átutalás ilyenkor bankszámlán keresztül történik.

- Egyéb számlák: Előlegszámla: A vásárolt termék vagy szolgáltatás ellenértékének egy részét tartalmazza. A kifizetés feltétele a teljesítésnek, ami után készítik el a végszámlát. Végszámla: Tartalmazza a termék vagy szolgáltatás teljes értékét, a már kifizetett előleget és a még fizetendő összeget. Részszámla: Egy összetett feladat valamely részének elkészítése után állítható ki. A részfeladatok teljesítése és a rész számlák kiállítása után készül el a végszámla. Proforma számla (díjbekérő): Egy jövőben teljesítendő szolgáltatás ellentételezését igazoló bizonylat. Annak kifizetése után következik a teljesítés majd a rendes számla kibocsátása. A proforma számlát tilos vevői/szállítói alszámlaként nyilvántartani, mert ilyen eljárás esetén önmagát csapja be a vevő illetve a szállító. Nyilvántartása helyesen a "0"-s számlalosztályban oldható meg. Teljeskörű számlázási rendszerben értelmezni kell a "Kibocsátó" és "Befogadó" elnevezést, mert kedvelt fogalmak ezek a kereskedelemben gyakori "proforma" számla elnevezés használatakor szokásos levelezésben.A "proforma" számla jelentősége a várható kiadások és bevételek számbavétele óriási jelentőségű lehet pl. dömpingáruk forgalmazása esetén nagy cégeknél. Kis cégeknél is nagy a jelentősége a helyes nyilvántartásnak. Helyesbítő számla: Gyakori hiba a számlázóprogrammal kiállított számlák esetében a kézzel javítás. A programmal kibocsátott számla esetében kézi javítás nem megengedett. Új számlát kell kibocsátani, azaz sztornó- vagy helyesbítő számlát kell kiállítani. Gyűjtőszámla: Gyűjtőszámla kibocsátására akkor kerülhet sor, ha az adóalany ugyanannak a szervezetnek, személynek több számlakibocsátására jogalapot teremtő ügyletet teljesít a teljesítés napján egyidejűleg illetve a rá vonatkozó adó-megállapítási időszakban.

Sorszámozás Számla A számla szigorú számadású bizonylat. A számlák szigorúan sorfolytonos számozással vannak ellátva, továbbá a kiállítás sorrendjének követnie kell a sorszámozás rendjét. Számlapéldányok A számlapéldányok sorszámozására vonatkozó előírások az alábbiak szerint alakultak: 2010. április 1. előtti szabályozás: a 24/1995 (XI.22) PM rendelet szerint a számlázóprogramnak a számla adattartalmának papírra való nyomtatása során biztosítania kell az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, továbbá annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készül, ha az előállítás több példányos, összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik.