Dodatkowo za organizację iGeo odpowiada ministerstwo właściwe do spraw edukacji lub organizacje pozarządowe w kraju goszczącym daną edycję. W gestii lokalnych organizatorów danej edycji jest przygotowanie harmonogramu zawodów i jego realizacja, zarządzanie finansami i bilansowanie kosztów olimpiady oraz przyjmowanie zgłoszeń, a także przekazanie wszystkich informacji organizacyjnych dotyczących danej edycji wszystkim reprezentacjom. Większość wydatków związanych z organizacją Olimpiady pokrywa instytucja odpowiadająca za jej organizację, natomiast reprezentacje wysyłające uczniów na olimpiadę opłacają koszty podróży powrotnej, ubezpieczenie, wizy, a także składkę za każdego uczestnika na rzecz lokalnych organizatorów Olimpiady.
Każda reprezentacja uczestnicząca w iGeo wysyła delegację składającą się z maksymalnie czterech uczniów szkół średnich w wieku od 16 do 19 lat oraz dwóch pełnoletnich liderów, gdzie jeden pełni funkcję członka Komisji Międzynarodowej, a drugi jest opiekunem uczniów. Uczestnicy olimpiady międzynarodowej reprezentujący dany kraj muszą zostać wybrani na drodze krajowych konkursów. Jeden uczeń może wziąć udział w iGeo maksymalnie dwukrotnie.