A magyar számviteli törvény szerint: „12. § (1) A könyvvezetés az a tevékenység, amelynek keretében a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható gazdasági eseményekről - e törvényben rögzített szabályok szerint - folyamatosan nyilvántartást vezet és azt az üzleti év végével lezárja. (2) A könyvvezetés a 159-169. §-okban foglaltak és a számviteli alapelvek figyelembevételével az egyszeres és a kettős könyvvitel rendszerében, csak magyar nyelven történhet.”
Az egyszeres könyvvitel (vagy egyszeres könyvvezetés) egy könyvelési módszer, amely – szemben a kettős könyvvitellel – csak a pénzeszközök változásait rögzíti. A bevételek közé csak a ténylegesen befolyt, a kiadások (költségek) közé csak a ténylegesen kifizetett tételeket kell bejegyezni. Magyarországon 2004. január 1. óta társas vállalkozások nem alkalmazhatják, de az egyéni vállalkozók, alapítványok, társasházak igen.
A számviteli törvény így ír az egyszeres könyvvitelről: „162. § (1) Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, továbbá a pénzforgalmi gazdasági műveletekről, a pénzforgalmi műveletekhez közvetve kapcsolódó, de tényleges pénzmozgást nem eredményező végleges vagyonváltozásokról, nem pénzben kiegyenlített bevételekről, ráfordításokról olyan könyvviteli nyilvántartást (pénzforgalmi könyvvitel) köteles vezetni, amely ezen eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja. E könyvviteli nyilvántartáshoz kapcsolódóan az egyszerűsített beszámoló összeállításához szükséges, hogy a gazdálkodó az eszközökről, a forrásokról részletező nyilvántartásokat is a valóságnak megfelelően és folyamatosan vezessen. (2) A pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint az azokban beállott változásokról vezetett könyvviteli nyilvántartási kötelezettségnek naplófőkönyv vagy más, a követelményeknek megfelelő nyilvántartás vezetésével lehet eleget tenni. Az alkalmazott nyilvántartási rendszernek olyannak kell lennie, amely a teljes üzleti pénzforgalmat, a pénzforgalomhoz kapcsolódó, de pénzmozgással nem járó vagyon- és eredményváltozásokat az elszámolások egyezőségét biztosító formában mutatja ki. (3) A könyvvezetés folyamatosságáért és helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős.” A törvény tehát nem sorolja fel az egyszeres könyvvitel által használandó nyilvántartásokat, ehelyett csak általános rendelkezéseket tartalmaz.
Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó köteles a kezelésében, használatában vagy tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint a pénzforgalmi gazdasági műveletekről, a pénzforgalmi műveletekhez közvetve kapcsolódó végleges vagyonváltozásokról, és a nem pénzben kiegyenlített bevételekről és ráfordításokról nyilvántartást vezetni. Emellett, azért, hogy össze lehessen állítani az egyszerűsített éves beszámolót, részletező nyilvántartásokat kell vezetni a gazdálkodó egyéb eszközeiről és forrásairól is.
Az egyszeres könyvviteli nyilvántartás szintetikus és analitikus nyilvántartásokból tevődik össze. Ez a két nyilvántartási kategória zárt rendszert képez, vagyis, egymással szoros kapcsolatban vannak.
Szintetikus nyilvántartások Szintetikus (összegző) nyilvántartások: pénztárkönyv, illetve a naplófőkönyv.
Pénztárkönyv A pénztárkönyv egy pénzforgalmi szemléletű nyilvántartás, amely a végleges bevételeket és kiadásokat tartja nyilván. Bankszámlaforgalom nyilvántartására nem alkalmas. A pénztárkönyvbe a tevékenységgel kapcsolatos bevételeket és kiadásokat kell folyamatosan, időrendi sorrendben bejegyezni. Az adatbevitel történhet havonta, negyedévente, de akár évente is, attól függően, hogy a bevallási és fizetési kötelezettségek milyen gyakoriságot követelnek meg. A pénztárkönyvi könyvelést az szja-törvény (1995. évi CXVII. törvény 5. számú melléklete) előírásai szabályozzák: „A pénztárkönyv legalább a következő adatokat tartalmazza: a) sorszám; b) a gazdasági esemény időpontja; c) a bizonylat sorszáma; d) a gazdasági esemény rövid leírása (így különösen ellenérték, anyagbeszerzés, tárgyi eszköz beszerzése, nyújtott vagy kapott kölcsön); e) bevételek, ezen belül külön feltüntetve ea) az adóköteles bevételeket, eb) a fizetendő általános forgalmi adót, ec) a jövedelem kiszámításánál figyelembe nem veendő bevételek; f) kiadások, ezen belül külön feltüntetve fa) a költségként elszámolható kiadásokat a következő bontásban - anyag- és árubeszerzés, - a közvetített szolgáltatások értéke, - az alkalmazottak bére és közterhei, - vállalkozói kivét (csak a vállalkozói jövedelem szerinti adózást alkalmazó egyéni vállalkozó esetében), - egyéb költségként elszámolható kiadás; fb) a költségként el nem számolható kiadásokat a következő bontásban - beruházási költség, - a levonható általános forgalmi adó, - egyéb, költségként el nem számolható kiadás.”
Gyakori kérdés a pénztárkönyvvel kapcsolatban, hogy mikor kell könyvelni a bevételeket. A válasz: „A készpénzt a felvétele napján, a banki átutalást vagy a kamat összegét a jóváírás napján, a vagyoni értéket (ingó, ingatlan vagyoni értékű jog, értékpapír, szolgáltatás) a megszerzés napján kell bevételként feltüntetni akkor is, ha az korábbi vagy későbbi évekre vonatkozik.”Horváthné Szabó Beáta: Egyszeres könyvvitel: A pénztárkönyv vezetése, A naplófőkönyv vezetése, 9. old.; Vállalkozási praktikák - Könyveld magad sorozat, Média Team Gmk, Budapest, 2000, Az átutalással fizetendő számla értékét, tehát, először a részletező nyilvántartásba („Vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása”) jegyezzük be, és a tényleges kifizetés (banki jóváírás) napján vezetjük be a pénztárkönyvbe.Ha devizaösszegről van szó a bank által alkalmazott árfolyamot kell figyelembe venni, kivéve, ha 13T101E (2014-ben: 14T101E stb.) nyomtatványon nem kértük az MNB- vagy az EKB-árfolyamon történő elszámolást, bár ez utóbbi elszámolást inkább olyanok szokták alkalmazni, akik naplófőkönyvet vezetnek. A kisadózók vonatkozásában a NAV 61. tájékoztató füzete egyértelműen fogalmaz: „A külföldi pénznemben keletkezett bevételt a bevétel megszerzésének időpontjában irányadó MNB hivatalos devizaárfolyam, az olyan külföldi pénznem esetén, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyam alapulvételével kell forintra átszámítani.”
A téves bejegyzéseket át kell húzni, majd javítani, és aláírni. Minden könyvelési időszak végén az utolsó tételt alá kell húzni, és zárást kell végezni (pl. „Február havi zárás”). A pénztárkönyvet az adóhatósággal nem kell hitelesíttetni.
Naplófőkönyv Az egyszeres könyvvitelben használható naplófőkönyvi könyvelésre a számviteli törvény (2000. évi C. törvény a számvitelről) 162. § (2) utal.
Ha a gazdálkodó bankszámlaforgalma jelentős, akkor naplófőkönyv vezetése ajánlott. Egyidejűleg két rovatcsoportba kell könyvelni: pénzforgalmi rovatok (bankszámla- és pénztárrovat) és részletező rovatok. Ezek a rovatok tartalmukban megfelelnek a kettős könyvvitelben alkalmazott számláknak, de kevesebb adatot tartalmaznak.
A részletező rovatokat úgy kell tagolni, hogy az adott gazdálkodó vagy szervezet igényeinek megfeleljen, de valamennyi bevételt, költséget, kiadást be kell jegyezni. E rovatok tartalma attól is függ, hogy a gazdálkodó szervezet milyen feladatokat lát el.
A naplófőkönyvbe az adatok bejegyzése kétszeres (ami látszólag ellentmond az egyszeres könyvvitel elvének): mindig könyvelni kell a Pénztár, illetve a Bankszámla növekedés vagy csökkenés rovatát, attól függően, hogy beérkező vagy kimenő pénzekről van-e szó. Emellett a pénzmozgással együtt járhat a kötelezettségek vagy követelések állományának változása is.
A naplófőkönyv oszlopai: Sorszám Kelet A bizonylat száma A gazdasági esemény rövid leírása Bankszámla Bevétel Kiadás Egyenleg Pénztár Bevétel Kiadás Egyenleg Bevételek Az adó alapjába beszámító bevételek Az adó alapjába be nem számító bevételek Fizetendő áfa Ráfordítások, költségek (kiadások) Költségnek minősülő kiadások anyag- és árubeszerzés munkabér munkabér közterhei vállalkozói kivét egyéb kiadások ÁFA (a számlákban előzetesen felszámított) Költségnek nem minősülő egyéb kiadások Követelések Csökkenés Növekedés Kötelezettségek Csökkenés Növekedés A jegyzett tőke és tőketartalék Csökkenés Növekedés Pénzügyi eredmény elszámolása Csökkenés Növekedés
Az adatokat a bizonylati fegyelem betartásával, a készpénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor kell bejegyezni. Az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő 15-ig kell rögzíteni.
Papír alapú naplófőkönyv esetén, ha egy könyvelési időszak tételei nem férnek ki egy lapon, az oszlopokat alul összesíteni kell, és át kell vinni a következő lapra. Minden könyvelési időszak végén az utolsó tételt alá kell húzni, és zárást kell végezni (pl. „Február havi zárás”). Záráskor a pénzforgalmat nem érintő, de a beszámoló összeállításához szükséges tételeket (például: árfolyamveszteség) is könyvelni kell.
A téves bejegyzéseket át kell húzni, majd javítani, és aláírni. A naplófőkönyvet az adóhatósággal nem kell hitelesíttetni, de olvasható formában legalább 8 évig meg kell őrizni.
Analitikus nyilvántartások Az analitikus (részletező) nyilvántartások a szintetikus nyilvántartásokat egészítik ki. Olyan részletező nyilvántartásokat kell vezetni, amelyek az adóköteles jövedelem megállapításához szükségesek. Ezeket az 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (szja-törvény) 5. számú melléklete sorolja fel: A vevőkkel szembeni követelések nyilvántartása; A szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása; Tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása; Beruházási és felújítási költségnyilvántartás; Tőkejövedelmek nyilvántartása; Munkabérek, más személyi jellegű kifizetések nyilvántartása; Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás); Hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott áruk nyilvántartása; Egyéb követelések és kötelezettségek nyilvántartása; Leltár (év végén vagy a tevékenység megszüntetésének napján); Alvállalkozók nyilvántartása; Szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása;A szigorú számadású bizonylatok körét a számviteli törvény határozza meg. „168.§ (1) A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. (2) A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. (3) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.” Selejtezések nyilvántartása.
Az egyszeres könyvvitel végezhető e célt szolgáló (akár saját készítésű) űrlapok vagy nyomtatványok, illetve számítógépes szoftver segítségével. Ma a gazdálkodók jelentős része számítógépen végzi könyvelését.
Jegyzetek
Források Horváthné Szabó Beáta, Horváth Miklós: Könyveld magad - Egyszeres könyvvitel („Vállalkozási praktikák” sorozat), , Média Team, Budapest, 2000
Kategória:Számvitel